Чтобы документально заверить намерение или обещание выполнить какие-либо действия, необходимо составить гарантийное письмо. Это довольно распространенный документ в деловой переписке, который является способом подтверждения обязательств.


Гарантийное письмо представляет собой документ, заверенный подписью, подтверждающий реализацию взятых на себя обязанностей одной стороны по отношению к другой. Например, можно гарантировать факт оплаты, оказания услуг в определенные сроки, качество продукции, может быть оформлена гарантия о приеме на работу.


Вот как это происходит на примере оказания услуг / выполнения работ, когда договор между заказчиком и исполнителем еще не заключен и стороны пытаются подстраховаться, зафиксировав финансовые обязательства путем предоставления гарантийного письма.

Заказчик предоставляет исполнителю гарантийное письмо с обязательством об оплате услуг/работ.

В ответ исполнитель направляет ответное письмо с согласием либо без дополнительных писем со своей стороны приступает к оказанию услуг / выполнению работ.

Гарантийное письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Должны быть указаны: дата составления, от кого исходит письмо и кому адресовано (реквизиты сторон), контактные данные.
  
• Письмо составляется в деловом стиле, отражает только суть без лишних описаний.
  
• Текст имеет только четкие формулировки.
  
• Документ должен содержать дату подписания, подпись ответственного лица, при наличии — печать организации.

Гарантийное письмо подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Во втором случае прикладывается доверенность с наделением указанного лица правом на подписание соответствующих документов от имени организации.

Как правило, гарантийное письмо состоит из вводной и основной части.

Вводная часть включает следующие формулировки:

• «Настоящим письмом подтверждаем…»
  
• «Настоящим письмом гарантируем...»
  
• «Гарантируем...»
  
• «Компания гарантирует...»

В основной части обычно указывается следующее::

• «Оплату гарантируем…»
  
• «Завершение работ до … согласно договору № … от …»
  
• «Оказание услуг в соответствие с договором №…. от...»
  
• «Погасить задолженность по договору № ... от ... в размере ...»
  
• «Оплатить счет № ... от ...»
  
• «Произвести поставку товара...»
  
• Подтверждение готовности заключить трудовой догово

Грамотное оформление гарантийного письма превращает его в действующий механизм в правоотношениях сторон. В противном случае остается только надеяться на добропорядочность и добросовестность возможного гаранта.