В целях предотвращения распространения коронавирусной инфекции среди сотрудников организации работодателям рекомендовано принимать определенные меры. Обязанностью работодателей стали: разработка и утверждение локальных положений и нормативных актов, определяющих порядок осуществления рабочего процесса в период пандемии, принятие дополнительных мер по профилактике коронавирусной инфекции в офисных помещениях.

В целом законодательство не обязывает организации издавать приказы о введении режима повышенной готовности. Несмотря на это, данная мера является желательной, так как компаниям приходится проводить профилактические мероприятия, а зачастую вводить режим простоя.

Необходимым является издание приказа, в котором отражается, какие именно санитарно-эпидемиологические мероприятия проводятся в организации. В частности, приказ о проведении мер профилактики в период пандемии COVID-19 (с учетом письма Роспотребнадзора от 10 марта 2020 года № 02/3853-2020-27), в котором отражается следующее:

• ежедневное измерение температуры тела сотрудников;

• обязательное и систематическое проведение дезинфекции в офисе;

• контроль над исполнением требований по самоизоляции работников, которые вернулись из иностранных государств с неблагополучной обстановкой по коронавирусу;

• выявление подчиненных, имевших контакты с больными или отнесенными к группе повышенного риска;

• незамедлительное отстранение работников при выявлении повышенной температуры тела или признаков простудных заболеваний.

Дополнительно в приказе могут быть прописаны такие профилактические мероприятия в организациях, как запрет на заграничные командировки и служебные выезды. Возможно прописать в распоряжении порядок отмены или перенесения корпоративных сборов и мероприятий, закрепить рекомендации по использованию оплачиваемых трудовых отпусков и посещению массовых мероприятий в период эпидемии. С новым распоряжением сотрудники компании должны быть ознакомлены под роспись.

Внутри организации для удобства можно вести журналы, где фиксируются данные по измерению температуры работникам, график проветривания, дезинфекции и уборки.

Помимо того, Письмом от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710 Минтруд России разработал рекомендации, каким образом использовать гибкие формы занятости работников. Разъяснено, что во время эпидемии работодатель может организовать работу сотрудников удаленно. Для организации такой работы нужно оформить письменные согласия сотрудников о переводе на дистанционную работу, после чего издать приказ о переводе сотрудника и заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе.

Для тех работников, которым необходимо оставаться на рабочем месте, следует установить оптимальный режим рабочего времени и отдыха. То есть для таких работников режим рабочего времени может быть изменен посредством издания приказа и заключения с работниками дополнительных соглашений. В соглашении следует прописать период действия (например, на период «карантинных» мероприятий), время начала и окончания рабочего дня, общую продолжительность рабочего дня и т. д.

В случае если в компании объявляется простой и приостанавливается производство, также оформляется приказ. Работник знакомится с приказом о простое в связи с коронавирусом под роспись. Подписи работников можно собрать в листе ознакомления с приказом, такой лист станет неотъемлемым приложением к приказу. Данный нормативный акт нужен для обоснования простоя перед государственными органами и выплат сотрудникам зарплаты. Понадобится также письменно уведомить службу занятости населения о начале простоя, что необходимо сделать в течение трех дней после начала простоя.