С 01 января 2020 года у работодателей появилась возможность формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого работника, такие как место работы, трудовая функция, перевод на другую работу и увольнение. Как и у любых изменений, в введении электронных трудовых книжек есть свои преимущества и недостатки.

Преимущества для работников:

• При выборе электронной трудовой книжки каждый работник сможет просматривать сведения о своей трудовой деятельности через приложение на смартфоне. Быстро получать цифровую информацию о своей трудовой деятельности — через личный кабинет на сайте ПФР или через портал госуслуг.

• При необходимости получить трудовую книжку в бумажном виде: работник может обратиться к работодателю по последнему месту работы либо подать заявку в территориальный орган ПФР или МФЦ.

• При трудоустройстве работник вправе предъявить свою трудовую в электронной форме с цифровой подписью, а при увольнении — забрать сведения в бумажном или электронном виде. То есть сотрудник не должен ничего приносить работодателю, компания просто получает из системы данные о предыдущих местах работы и вносит новую запись.

• Сотрудник экономит время, т. к. может получить выписки из трудовой книжки в любой момент в любой географической точке.

• Благодаря электронной трудовой книжке появляется возможность оформлять пенсию по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения, а также проверять, отчисляет ли работодатель страховые взносы с зарплаты.

• Наличие электронной трудовой книжки позволяет трудоустроиться дистанционно, а также пользоваться некоторыми госуслугами.

• Немаловажным моментом является отсутствие судебных разбирательств из-за того, что работодатель не отдал трудовую при увольнении.

Преимущества для работодателей:

• Сокращение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек и снижение нагрузки на HR-отдел.

• Отсутствие штрафов от трудовой инспекции за неправильное ведение трудовой книжки.

• Возможность производить все операции с информацией о трудовом стаже в формате онлайн. Это удобно и сотруднику, и работодателю, и Пенсионному фонду, и всем прочим организациям, которым периодически нужна информация о занятости человека (например, банкам при выдаче кредитов).

• Исчезает риск потерять трудовую книжку сотрудника, минимизируется риск внести ошибочные, неточные и недостоверные сведения о трудовой деятельности работника. Также работодатель получит оперативную аналитическую обработку данных о трудовой деятельности сотрудников; высокий уровень защиты персональных данных.

К недостаткам использования электронной трудовой книжки можно отнести:

• возможные большие затраты на разработку либо доработку программы кадрового учета или покупку новой программы, а также ее технической поддержки;

• ошибочный перенос данных от работодателя в ПФР;

• риск утечки информации в результате взлома цифровой системы либо компьютерного сбоя.

При этом необходимо помнить, что далеко не у всех жителей нашей страны есть компьютер или смартфон, не все являются активными пользователями цифровых сервисов, — такие работники будут чувствовать себя некомфортно в отсутствие бумажного документа.

Также при неверном написании хотя бы одной буквы в фамилии или названии компании трудовой стаж человека (а может, и сам человек) теряется в информационных недрах, вследствие чего будет сложно доказать, что работник существует и работает в организации.

Таким образом, напоминаем, что для работников переход на электронные трудовые книжки — добровольный. В течение 2020 года они смогут отказаться от получения электронных трудовых книжек в пользу бумажных, подав соответствующее заявление работодателю. Также у работников будет выбор — получать данные о своей трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронном формате. С 2021 года трудовые книжки впервые принимаемых на работу сотрудников будут оформляться исключительно в электронном виде.