Переписка с контрагентом в электронном виде: что нужно предусмотреть в договоре

Электронная переписка посредством электронной почты, мессенджеров и соцсетей регулярно используется компаниями с целью ускорения процесса обмена документами и более быстрого взаимодействия с контрагентами. Во избежание спорных ситуаций важно закрепить в договоре тот факт, что стороны соглашаются с тем, что документы или договоренности могут быть согласованы в электронном виде.

Расскажем, как это сделать правильно:

1. Договор нужно дополнить рядом условий, которые прямо закрепят юридическую возможность для сторон использовать электронную почту, социальные сети и мессенджеры при его исполнении. Для этого можно использовать следующие формулировки:

§ Стороны признают обязательную юридическую силу за любыми без исключения документами и информацией любого объема и содержания, переданными посредством использования адресов электронной почты, указанных в реквизитах настоящего договора, в том числе без последующего подтверждения оригиналами. Простые распечатки скриншотов интернет-страниц стороны считают надлежащим, достоверным и допустимым доказательством обмена документами и информацией.

§ Стороны договорились о том, что юридическую силу имеет переписка по электронной почте в любом ее виде, в том числе путем направления обычных писем без указания подписи и подробной информации, ссылки на настоящий договор и идентификации сторон и иных данных, с приложениями или без таковых.

2. Также следует зафиксировать полномочия лиц на отправление/получение сведений, составляющих предмет переписки по электронным каналам связи. Для этого в договоре необходимо поименно указать сотрудников, которые могут вести переписку в рамках этого договора от имени каждой из сторон.

3. В реквизитах договора нужно указать точные номера мобильных телефонов, адреса электронной почты или конкретного доменного имени, к которому могут быть привязаны различные адреса (например, @skrepka.team). При использовании социальных сетей также лучше прописать конкретные профайлы (аккаунты или страницы) в каждой социальной сети с указанием ID — специального уникального номера или буквенного обозначения, который присваивается пользователю после прохождения процедуры регистрации.

4. Если сторонами электронная почта используется не только для рабочей переписки, но и, например, для передачи результатов работ, то необходимо этот факт также прописать договоре.

5. В случае ведения переписки в мессенджерах после отправки сообщения будет не лишним продублировать его по электронной почте, если в договоре есть пункт о том, что обмен электронными письмами допустим.

Стоит отметить, что при заключении договора не нужно оговаривать в нем условие обязательной отправки бумажных оригиналов. Тогда сроки рассмотрения заявления или начала работ будут брать отсчет с даты их подписания и отправки в электронном виде, а не с момента получения оригиналов.

Если у вас уже есть подписанный договор, но возможность ведения электронной переписки в нем не прописана, лучше указать это в дополнительном соглашении. Это позволит избежать ситуаций злоупотреблением права, когда вторая сторона договора ссылается на документальное несогласование условий договора и электронную переписку как на ненадлежащее доказательство. Если же все-таки контрагент отказывается подписывать такое соглашение и нет другого способа связаться с ним, рекомендуется вести электронную переписку по адресам, которые указаны на официальном сайте вашей компании.