Использование системы ЭДО: правовые моменты

Система электронного документооборота (ЭДО) представляет собой техническую организационную систему, с помощью которой создается документ, осуществляется управление доступом, а сам электронный документ передается в компьютерные сети.

Юридические основания

В соответствии с действующим федеральным законодательством — основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006.

Данный закон:

• определяет ЭДО как документооборот с использованием автоматизированной информационной системы;

• устанавливает, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью (ЭП) или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном нормативными актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Существуют рекомендации, закрепленные в ГОСТе Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению», на которые следует ориентироваться при оформлении документов. Данные рекомендации будут полезны в особенности для тех организаций, которые работают с государственными структурами, принимают участие в госзакупках и тендерах. Остальные компании имеют право использовать свои локальные регламенты. В вышеуказанном стандарте определен состав реквизитов, требования к оформлению документов и бланков.

Виды ЭДО:

производственный документооборот; управленческий документооборот; архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота); кадровый документооборот (процедуры кадрового учета); бухгалтерский документооборот; складской документооборот; секретное и конфиденциальное делопроизводство; технический и технологический документооборот; и др.

Таким образом, систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.

Что можно подписывать

Чтобы документ стал юридически значимым, будет достаточно подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью, действующей на момент подписания, используя систему ЭДО. Так, можно подписывать договора, дополнительные соглашения, акты, протоколы разногласий, накладные и прочее. При этом не требуется заключать отдельное соглашение, в котором будет предусмотрена возможность использования системы ЭДО. Это подтверждает и судебная практика — например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 2 марта 2018 г. № 07АП-1442/18.

Порядок действий

Для правильной организации ЭДО необходимо выполнить следующие шаги.

1. Оформить электронную подпись — получить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ). Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень есть на сайте ведомства). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Электронная подпись представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Стоит отметить, что Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭП, т. к. они считаются аналогом бумажных документов с собственноручной подписью и печатью.

2. Заключить договор с оператором электронного документооборота и обзавестись специальным программным обеспечением. При выборе оператора, с которым вы хотите работать, следует обратить внимание на наличие его в Реестре операторов ЭДО, — это можно проверить на официальном сайте налоговой службы. Также компания должна быть доверенным оператором электронного документооборота.

3. Разработать порядок ЭДО в вашей организации (установить правила создания, передачи и хранения электронных документов) и назначить ответственных лиц.

4. Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете постоянно.

Где можно использовать ЭДО

На сегодняшний день электронный документооборот достаточно распространен. К примеру, его применение можно проследить в налоговом законодательстве, подавая налоговые декларации, отчетность по страховым взносам или НДФЛ, в рамках налогового контроля и т. д.

Организация электронного документооборота в сфере государственных закупок осуществляется по правилам ст. 5 ФЗ от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». То есть при проведении закупки в электронной форме весь документооборот, начиная от извещения о проведении закупки и заканчивая итоговым протоколом, осуществляется исключительно в электронном виде.

В судопроизводстве также используется электронный документооборот. В частности, подать в суд исковое заявление, жалобу, представление и иные документы возможно в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.