Эпидемия коронавируса и перевод сотрудников на удаленную работу: правовые аспекты

Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) объявила коронавирусную инфекцию (COVID-19) пандемией, что не могло не повлиять на организацию труда во многих странах. Так и в российских компаниях карантин и работа из дома стали одной из самых популярных мер по предотвращению эпидемии.

Рассмотрим подробнее правовые аспекты такого формата взаимодействия работодателя и сотрудника.

Определение

Законодательство РФ определяет дистанционную работу как выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения работы и для осуществления взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Другими словами, сотрудник может работать из дома (или где ему захочется), а вся коммуникация с работодателем ведется посредством электронных средств — электронной почты, мессенджеров, телефона и т. п.

Добровольно или принудительно?

Работники компании могут выйти на удаленную работу лишь по соглашению с работодателем. Исключением является ситуация, когда работника принудительно изолировали на двухнедельный карантин. Сложнее перевести человека на удаленную работу помимо его воли. Законом эта возможность не предусмотрена.

Правила оформления

В случае согласия работника переход на дистанционную работу осуществляется посредством внесения изменений в трудовой договор с работником, а именно заключением дополнительного соглашения (ДС).

В соглашении необходимо установить, что условия трудового договора меняются именно в связи с угрозой распространения в России новой коронавирусной инфекции в целях защиты здоровья работника и других сотрудников работодателя.

Нужно указать, что работник будет выполнять свои трудовые обязанности дистанционно, вне места нахождения работодателя, указав свое непосредственное место работы (населенный пункт, в том числе если он расположен в другой местности).

Важно обозначить режим работы, если он будет отличаться от указанного в трудовом договоре (например, в случае, если работник уезжает в другой город или страну). Особое внимание уделяется обязанностям работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, предусмотренные законодательством. В первую очередь речь идет об ознакомлении дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Также в ДС обязательно указываются условия и способы обмена информацией и документацией между работником и работодателем. Если у работодателя есть особые требования к использованию средств защиты информации или предоставлению документов, тогда это нужно отметить.

Зачастую применяются требования к работнику, позволяющие работодателю контролировать его действия. К примеру, работник должен быть на связи в определенное время по указанному телефону, должен получать письма по указанному в трудовом договоре адресу, отвечать на полученные письма в определенный срок, присылать отчеты, предоставлять в установленном порядке документы, которые подтвердят расходы. Все это также необходимо зафиксировать в ДС.

При предоставлении работнику оборудования (компьютер, телефон, программное обеспечение и т. п.) указывается порядок использования и сроки обеспечения имуществом и программными средствами. Если же работодатель только рекомендует дистанционному работнику пользоваться тем или иным оборудованием либо необходимость его использования вытекает из сущности работы, нужно описать условия компенсации, которую получит работник в результате использования личного имущества для выполнения должностных обязанностей.

Также в ДС необходимо указать период времени, в который должен быть осуществлен перевод работника на дистанционную работу, и порядок действий по истечении этого времени. К примеру, стоит зафиксировать, что работник переводится на дистанционную работу на один месяц, по истечении которого, если стороны в письменной форме не договорятся о продлении срока действия соглашения, работник обязан вернуться на свое рабочее место в офис, а дополнительное соглашение прекращает свое действие (в дальнейшем трудовой договор подлежит исполнению без учета положений дополнительного соглашения).

Можно ли уволить сотрудника в период эпидемии?

Формально закон этого не запрещает: по Трудовому кодексу возможен упрощенный порядок увольнения сотрудника без его согласия и по инициативе работодателя по причине эпидемии и других чрезвычайных обстоятельств, если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Но в каждом конкретном случае возможны поправки. Так, в ситуации с пандемией коронавирусной инфекции случаи, связанные с задержкой выплат зарплаты или увольнением сотрудников, могут стать причиной для проверки со стороны трудовой инспекции, ФНС и прокуратуры.

Удаленная работа — перспективы для бизнеса

Сейчас переход на дистанционную работу во многих компаниях рассматривается как вынужденная мера. Однако в условиях непрекращающейся диджитализации и перевода многих бизнес-процессов в онлайн этот шаг может стать переходным этапом в развитии трудовых отношений. Главное, не забывать об их правильном оформлении, должном внимании со стороны руководителя к организации рабочего процесса и контроля сроков и качества выполнения работ.