Электронный документооборот в организациях

Многие компании до сих пор при документообороте с контрагентами обмениваются документами на бумажном носителе. С одной стороны, это удобно:

• с точки зрения доказывания наличия договорных отношений, так как на нем стоит «живая» подпись и печать, что намного привычнее, чем электронная подпись;
  
  
• так как факт получения документа можно легко доказать (даже если он направлен почтой или курьером, в квитанциях или накладных будет указан трек-номер, по которому можно отследить местоположение письма);
  
  
• потому что в документ на бумажном носителе (особенно если подпись уполномоченного лица стоит на каждой странице документа или документ сшит и скреплен печатью) сложнее внести несогласованные изменения;
  
  

• поскольку само внедрение электронного документооборота достаточно дорогостоящий процесс.
  
  

Но в данной статье мы рассмотрим использование электронного документооборота в организации.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей. Однако чтобы такой документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной подписью (ЭП).

ЭДО можно вести как с контрагентами, так и внутри организации, но не все документы могут быть подписаны таким образом, — например, товарно-транспортная накладная может быть подписана и направлена контрагенту только на бумажном носителе в силу невозможности ее формирования в ЭДО.

Электронный документ (ЭД), как уже говорилось выше, должен быть подписан электронной цифровой подписью, — для государственных учреждений это должна быть квалифицированная цифровая подпись, для ЭДО внутри организации достаточно неквалифицированной электронной подписи или даже простой (в зависимости от того, каким образом это будет регламентировано во внутренних документах компании).

При использовании ЭДО с контрагентами заключение дополнительного соглашения не требуется в связи с тем, что законодательством это не предусмотрено и документ, подписанный квалифицированной ЭП, уже имеет юридическую силу. То есть, если вы приглашаете контрагента через своего оператора использовать ЭДО и если он принимает данное соглашение, то считается, что он согласен его использовать, но если контрагент отказывается, то заставить его никаким образом не получится и придется работать с документами на бумажном носителе.

После внедрения ЭДО в организации нужно разработать и утвердить процедуру ЭДО, назначить ответственное лицо, определить порядок хранения и получения документов.

Хранить документы, подписанные в электронном виде, на бумажном носителе не стоит. В случае проверки налоговым или иным контролирующим органом такой документ можно будет распечатать и на нем будет указано, что он подписан с помощью ЭП.

Таким образом, чтобы избежать бумажной волокиты, а также длительного ожидания оригиналов документов, отправленных почтой, можно использовать ЭДО, которое значительно сократит расходы на отправку корреспонденции. Конечно, установление самой системы, а также покупка квалифицированной цифровой подписи потребует значительных расходов, но в последующем эти вложения себя окупят с лихвой.